Tajuk 29 : Cara mudah mengubah format teks yang di "copy paste" dari artikel lain

Setiap kali anda "copy paste" teks dalam artikel lain ke dalam MS Word, anda perlu membetulkan format teks agar selari dengan format teks lain yang telah sedia ditaip. Kebiasaannya, teks yang di "copy paste" berbeza dengan format sedia ada.

Untuk melakukan kerja-kerja mengubah format. Anda perlu mengingati jenis font, saiz font, warna font, italic, bold, dan sebagainya yang digunakan sama pada semua teks yang ada dalam fail MS Word.

Untuk memudahkan menukar format teks pada teks yang baru di "copy paste" dari artikel lain. Anda boleh manfaatkan cara ini.

PROSES 1
[ Tetapkan format teks untuk style "normal" dalam fail MS Word ]

1. Katakan, anda telah menaip satu perenggan teks dalam fail MS Word.
Hilight keseluruhan perenggan itu > tekan styles "normal".

2. Right click mouse pada kotak normal > pilih modify (gambar 1).
(perhatikan tulisan asal ialah Calibry (body), 11).

Gambar 1 : Modify format teks "normal"

3. Ubah (modify) format teks "normal" kepada format yang anda kehendaki. Dalam contoh ini, saya tukar kepada Times New Roman, Size 12, Justify, dan Line spacing 1.5. Tekan OK. (gambar 2)

Gambar 2 : Teks ditetapkan dalam format standard yang dikehendaki

4. Sekarang, teks dalam perenggan telah pun ditukar kepada format baru.


PROSES 2
[ Menukar teks "copy paste" kepada format standard yang ditetapkan ]

1. Anda copy paste teks daripada artikel lain ke dalam fail MS Word yang telah mengandungi teks asal.

Gambar 3 : Format teks yang di "copy paste" berbeza dari teks asal

2. Teks yang baru anda "copy paste" pasti kelihatan berbeza daripada teks asal (gambar 3).

3. Tetapi, untuk mengubah format teks yang baru di "copy paste" akan lebih mudah selepas anda membuat proses 1.

4. Anda hanya perlu hilight semua teks yang baru di "copy paste". Dan tekan kotak "normal". Semua teks yang baru akan bertukar kepada format standard yang telah anda tetapkan. (gambar 4)

Gambar 4 : Teks baru, sama seperti format teks asal (standard)

5. Anda telah pun menukar teks kepada format standard. Tanpa perlu mengingati jenis font, saiz font, dan ciri-ciri lain.

Mudah kan?

Tahniah! Anda semakin mahir MS Word!

~Ammar Muhamad~
#drMAK

Tajuk 28 : Guna watermark sebagai penanda kemajuan laporan FYP

Kebiasaannya semasa menulis laporan, anda akan "save as" file word dalam banyak versi. Ada versi 1, versi 2, versi "akan update", versi "final", versi "kena ubah habis", dan macam-macam lagi.

Pendek kata, selagi belum siap laporan untuk dihantar. Anda akan sentiasa ada fail terkini yang sedang diedit.

Terlampau banyak versi fail, boleh memeningkan kepala apabila anda mencari fail yang benar-benar dikehendaki.

Anda boleh gunakan watermark untuk mengingatkan anda, fail yang disimpan adalah versi terkini atau tidak.

[ Cara masukkan watermark ]

1. Pergi ke Menu bar > Pilih Page Layout > Watermark (anak panah merah gambar 1)

Gambar 1 : Ikon Watermark

 2. Tekan ikon Watermark > pilih Custom Watermark

Gambar 2 : Kotak Option Watermark

3. Pilih Text watermark. Pada bahagian "Text:", masukkan versi fail yang sedang diedit. Dalam contoh ini, saya gunakan "Edit 6.2.15". Bermaksud, fail ini telah diedit pada tarikh 6.2.15. (lihat gambar 2).

4. Setelah berpuashati dengan semua pilihan. Tekan OK.

Gambar 3 : Watermark telah diletakkan di belakang teks

5. Anda dapat melihat watermark terletak di belakang teks (gambar 3).

Dengan cara ini, anda dapat mengingat bila kali terakhir anda mengedit fail ini.

Tips:

Memang dalam "File > info" word ada diberitahu versi tarikh terkini fail diedit. Tetapi, perubahan kecil seperti "copy > paste" juga turut dikira sebagai versi terkini.
Dengan penggunaan watermark, anda hanya menanda tarikh sebenar anda menaip laporan dengan intensif.

Tahniah! Anda lebih mahir MS Word hari ini.

~Ammar Muhamad~

Tajuk 27 : Penulisan teks lebih kemas dan cantik dengan setting "Justify"

Apabila kita menaip laporan, pasti terdapat banyak perenggan yang dihasilkan. Setiap perenggan terdiri daripada beberapa ayat yang menjelaskan setiap maklumat yang hendak kita sampaikan kepada pembaca.

Biasa kita lihat, dalam laporan yang ditaip. Penulis meninggalkan teks perenggan mereka dalam keadaan "left allignment" (bulatan merah dalam gambar 1) yang menyebabkan penghujung teks dalam perenggan di sebelah kanan seperti tergantung dan tidak tersusun (lihat garis lurus merah dalam gambar 1).

Gambar 1 : Hujung perenggan berada dalam keadaan tidak tersusun

Bagi penyemak laporan, ini agak menyakitkan mata dan menunjukkan penulis tidak memiliki kemahiran MS Word.

Untuk mengelakkan anda menerima persepsi negatif yang sama. Sebaiknya, setiap perenggan hendaklah menggunakan "Justify allignment" (lihat bulatan merah dalam gambar 2) supaya teks di dalam perenggan akan kelihatan sama di penghujung sebelah kanan (lihat garisan merah dalam gambar 2).

Gambar 2 : Hujung perenggan tersusun dengan sama dan kelihatan kemas

Berbeza kan?

Jadikan "justify allignment" sebagai amalan penulisan laporan anda. Anda akan kelihatan lebih Pro!

Tahniah! Anda semakin mahir MS Word!

~Ammar Muhamad~

Tajuk 26 : Cara pantas menjadikan format "Heading" anda sama dalam keseluruhan laporan

Dalam satu laporan, kebiasaannya akan terdapat banyak "heading" @ tajuk yang perlu dimasukkan. Setiap heading @ tajuk perlu menggunakan format yang sama dari segi typeface, font size, font type, dan sebagainya.

Apa yang biasa anda lakukan mungkin dengan mengulangi proses menukar format untuk setiap heading menggunakan tools seperti gambar 1.

Gambar 1 : Font Toolbar

Kelemahannya, anda perlu mengingat format yang telah anda tukar dan membuang masa melakukan setting format berulang-ulang kali.

Cara di bawah lebih memudahkan tugas anda.


[ Cara pantas mendapatkan "Headings" yang seragam ]

1. Taip semua tajuk yang anda perlukan dalam laporan (contoh gambar 2). Cuba perhatikan pada bahagian "Styles", teks dalam setting "normal" (kotak merah).

Gambar 2 : Semua tajuk ditaip ke dalam laporan

2. Pilih satu tajuk, contohnya, "Latar belakang kajian". Anda tukar setting kepada "Heading 1" dengan klik pada kotak "Heading 1" (kotak merah dalam gambar 3). Perhatikan format tajuk "latar belakang kajian" turut bertukar (anak panah merah).

Gambar 3 : Tajuk ditukar kepada style "Heading 1"

3. Jika format tulisan ini tidak menepati kehendak anda. Jangan risau. Anda masih boleh menukarnya kepada format yang anda kehendaki. Right click (mouse) pada kotak "Heading 1" dan pilih "modify" (rujuk gambar 4).

Gambar 4 : Menukar format untuk style "Heading 1"

4. Satu kotak pop-up akan keluar. Sekarang, anda boleh menukar format mengikut fontype, font size, color, alignment, dan apa saja yang anda kehendaki. Anda boleh mencuba semua pilihan (rujuk kotak merah berlabel 1 dalam gambar 5).

5. Anda boleh melihat perubahan yang telah dibuat secara "real-time" seperti dalam kotak merah (2) gambar 5.

6. Jika anda terlupa perubahan yang dibuat, boleh semak seperti dalam kotak merah (3) gambar 5.

Gambar 5 : Kotak pop-up untuk menukar format "Heading 1"

7. Selepas berpuashati dengan format yang diubah. Anda boleh tekan OK. Tajuk "latar belakang kajian" telah bertukar format baru (lihat gambar 6).

Gambar 6 : Menukar tajuk lain kepada format yang sama

8. Sekarang, anda mahu semua tajuk yang lain mempunyai format yang sama dengan tajuk di atasnya. Maka, hilight semua tajuk dengan menekan kekunci ctrl+click (rujuk gambar 6).

9. Kemudian tekan butang "Heading 1" (rujuk gambar 7). Semua tajuk tadi akan bertukar kepada format yang sama (gambar 7).

Gambar 7 : Semua tajuk mempunyai format yang sama!

10. Tadaa! Anda telah pun menyeragamkan semua tajuk dengan format yang sama.

Hot Tips:
Anda hanya perlu melakukan "modify" format "Heading 1" sekali sahaja untuk dokumen ini. Apabila anda menambah tajuk baru. Hanya perlu higlight, dan tekan "Heading 1". Tajuk baru akan bertukar mengikut format rakan-rakannya yang lain.

Selamat mencuba!

Tahniah! Anda semakin mahir guna MS Word!

:) ~Ammar Muhamad~

Tajuk 25 : Portrait dan Landscape dalam satu fail MS Word

Ketika menaip MS Word, biasanya akan berlaku keadaan di mana anda perlukan satu daripada mukasurat yang terdapat di dalam dokumen tersebut dalam "orientasi landscape" @ melintang.

Biasanya untuk memasukkan gambarajah yang besar, atau jadual yang mengandungi banyak kolum.

So, ada yang membuat fail lain, khusus untuk mukasurat yang melintang itu. Ini disebabkan, jika mukasurat itu ditukar kepada "landscape", semua mukasurat lain akan bertukar daripada "portrait" ke "landscape". Pernah anda hadapai masalah begini?

Untuk selesaikan keadaan ini, ada caranya. Anda hanya perlu ikuti panduan ini.

[ Cara menukar page "portrait" kepada "landscape" tanpa mengganggu page lain ]

1. Anda telahpun menaip teks yang anda kehendaki dalam fail MS Word.

2. Kemudiannya, anda hendak masuk ke mukasurat seterusnya. JANGAN gunakan butang "enter" atau "page break". Anda akan gunakan "Section Break".

3. Letakkan kursor sebelum teks atau perenggan yang akan dimasukkan ke mukasurat seterusnya (lihat gambar 1, bulatan merah).

4. Pilih "page layout", Tekan "breaks", Lihat bahagian "Section Breaks", Tekan "Next Page" (lihat gambar 1, anak panah).

Gambar 1 : Langkah melakukan Section Break > Next Page

5. Teks seterusnya akan berpindah ke muka surat baru (lihat gambar 2).

6. Sekarang, kita hendak jadikan page yang baru ini dalam bentuk "landscape" tanpa menganggu page sebelumnya.

7. Klik pada mana-mana teks dalam page baru (lihat gambar 2, bulatan merah).

8. Pilih "Page layout" > "Orientation" > "Landscape" (lihat gambar 2, anak panah).

Gambar 2 : Menukar page seterusnya kepada bentuk "landscape"

9. Muka surat baru tadi akan terus bertukar kepada bentuk "Landscape" tanpa menganggu mukasurat sebelumnya (lihat gambar 3).

Gambar 3 : Perbezaan bentuk orientasi muka surat sebelum dan selepas

Tips : Setiap kali anda ingin menukar page dalam bentuk "landscape", pastikan anda telah menggunakan "section break" > "next page" pada muka surat sebelumnya dan selepasnya.

Selamat mencuba!

Anda semakin mahir MS Word, Tahniah!

#drMAK